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Workplace Service Delivery

EIN zentraler Ort für Ihr komplettes Office Management

Seit dem Quebec Release hat ServiceNow seine Workplace Service Delivery (WSD) Applikation sukzessive ausgebaut – hiermit lässt sich einfach und effizient das komplette Office Management von Arbeitsplatz – und Meetingraumreservierungen über das Anfragen von Mobiliar bis hin zur visuellen Darstellung der Büroräume von einem Ort aus managen.

Warum ist dies gerade heute so wichtig?

  • Begünstigt durch einen hybriden Arbeitsansatz, also einer Mischung aus Arbeit aus dem Home Office und Arbeit aus dem Büro, tendieren viele Unternehmen dazu ihre Büroflächen zu verkleinern – dies wiederum setzt eine Lösung voraus, die es den Mitarbeitenden vorab ermöglicht einen Platz zu reservieren, wenn sie in das Büro fahren.
  • Aufgrund der weiterhin anhaltenden pandemischen Situation kann es dazu kommen, dass Unternehmen nachverfolgen wollen oder müssen, welche ihrer Mitarbeitenden wann im Büro waren. Auch eine erneute Reduktion der Arbeitsplätze auf Grund von einzuhaltenden Mindestabständen ist ein mögliches Szenario, welches idealerweise einer technischen Lösung bedarf.
  • Selbstverständlich erwarten Mitarbeitende heute eine smarte, mobile Lösung, mit der sich alle Anfragen direkt vom Handy oder Laptop aus steuern lassen – ohne auf Sharepoints zu suchen oder verschiedenste Ansprechpartner per Mail zu kontaktieren.

Viele Unternehmen verfügen nur über ein veraltetes (oder kein) Office Management und können diesen Ansprüchen nicht genügen – Zeit, sich mit Workplace Service Delivery zu beschäftigen, einer umfassenden Lösung, welche einfach zu implementieren ist. 

Was beinhaltet die Applikation?

WSD besteht aus verschiedenen Komponenten, welche nach und nach oder parallel aufgesetzt werden können:

  • Safety Management: Sie können die Einhaltung von Sicherheitsabständen planen, die vorhandenen Arbeitsplätze in Phasen einteilen (Zuordnung der Mitarbeitenden zu „Schichten“) und Hygienekonzepte umsetzen.
  • Reservation Management: Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitsplätze im Open Space, Büros, Meetingräumen buchen; dies kann mit dem eigenen Kalender synchronisiert werden.
  • Case Management: Managen des Anforderungsmanagement für Ihre Mitarbeitenden, bspw. Bestellung von Büromobiliar oder Meldung von Schäden.
  • Visitor Management: Melden Sie Ihre Besucher an und buchen Sie zusätzliche Services wie einen Parkplatz.
  • Space Mapping: Visualisieren Sie Ihre Räumlichkeiten zur einfacheren Orientierung und Reservierung. 
  • Space Management: Verwalten Sie Ihre Bürofläche effizient, bspw. durch die Zuweisung einzelner Bereiche an bestimmte Teams. 
  • Move Management: Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern interne Umzüge und managen Sie diese effizient. 

Mobile Application: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden bequem vom Mobilgerät alle Anwendungen nutzen, auch die Einführung einer Chat Funktion ist möglich.

Ihr Weg zu Ihrer persönlichen Roadmap mit Devoteam:

Die Module können teilweise unabhängig voneinander aufgesetzt werden. Die Frage ist also, wie könnte eine Roadmap aussehen? Diese hängt natürlich im Wesentlichen von Ihren Bedürfnissen ab – haben Sie bereits verschiedene Tools implementiert, welche abgelöst werden sollen?; Wo sehen die Mitarbeitenden momentan die größten Schwachstellen?; Was können Quick Wins sein? Diese Fragen besprechen wir zusammen mit Ihnen, erstellen gemeinsam die Roadmap und stimmen ab, was von Ihnen benötigt wird, damit wir die passende Lösung umsetzen können.

Beispiel einer Roadmap

Umsetzung: Was benötigen wir von Ihnen, um die Applikation aufzusetzen? 

Beispiel Paket 1: 

  • Bürolageplan und Namenskonvention für Arbeitsplätze/ Meetingräume
  • Aufteilung flexibler vs. fester Arbeitsplätze; Zuweisung der festen Arbeitsplätze
  • Wenn benötigt: Freigabeprozess für Reservierungen (bspw. bestimmte Meetingräume)
  • Gibt es eine Standardausstattung der Meetingräume, soll diese ausgewiesen werden?
  • Branding Anforderungen für das Reservierungsportal
  • Bilder für die Räume/ Arbeitsplätze, falls diese enthalten sein sollen
  • Definition von Reportinganforderungen  

Beispiel Paket 2: 

  • Definition der benötigten Services
  • Wenn benötigt: Freigabeprozess für bestimmte Services
  • Definition der Bearbeiter im Backoffice – Gruppe(n) oder Personen?
  • Falls gewünscht: Definition von SLAs
  • Definition von Reportinganforderungen  

Wie sieht die fertige Lösung aus?

Die Mitarbeitenden können sämtliche Anfragen über ein separates Portal oder die Mobile App erledigen. Das Portal an sich kann hinsichtlich Farbgebung und Darstellung der Widgets angepasst werden, hierzu sind keinerlei Scriptingerfahrungen notwendig.

Beispiel eines Portals
Beispiel eines Lageplans
Beispiel für ein Reservierungsmanagement
Beispiel eines Service-Katalogs

Voraussetzungen & Pakete

Um Workplace Service Delivery zu implementieren, brauchen Sie kein anderes ServiceNow Produkt als Grundlage, es kann als stand-alone Lösung in Ihre IT-Landschaft integriert werden. 

WSD ist eine  Erweiterung der Safe Workplace Applikation, auch dort können einige WSD Komponenten genutzt werden. Für die umfassende User Experience empfiehlt sich die komplette WSD Applikation.

Die Lizenzkosten werden monatlich pro Nutzer berechnet; als Nutzer gelten alle Mitarbeiter, die Zugang zu den Workplace Services haben.

Zusammengefasst – Ihr Nutzen als Kunde:

  • Steigern Sie die Mitarbeitererfahrung mit der Nutzung eines einfachen und mobilen Tools
  • Optimieren Sie die Nutzung Ihrer Bürofläche
  • Nutzen Sie Erkenntnisse aus dem Reporting
  • Keine weitere (Papier-) Nachverfolgung notwendig
  • Verbessern Sie die Nachverfolgbarkeit und schnellere Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen  

Falls wir Ihr Interesse an dieser Lösung geweckt haben, kontaktieren Sie uns gerne.

Über Devoteam N Platform:

Devoteam N Platform, unser engagiertes ServiceNow-Team, nutzt die Now-Plattform seit 2009, um unseren Kunden dabei zu helfen, digitale Workflows bereitzustellen, die die betriebliche Produktivität transformiert, die Mitarbeiterfahrung verbessert und die Kundenbindung neu gestaltet. Unser Team aus über 500 Technikexperten und 200+ Beratern bietet einen ganzheitlichen Transformationsansatz über die gesamte ServiceNow-Plattform. Devoteam ist seit 2019 ein ServiceNow Elite Partner und 2021 Global IT Workflow Partner of the Year.